Az alapok megtervezése
Először is nem árt tisztázni, hogy miért is jön létre a konferencia, és mi a fő célja a rendezvénynek. Milyen pontos kritériumok vannak, amiknek meg kell felelni. Ha ezeken alaposan átrágtad magad, akkor belevetheted magad akár a szervezésbe is. De előbb írt össze a legfontosabb lépéseket, amiket nem hagyhatsz ki, ilyen a tökéletese időpont megtalálása, ha ez még nem adott, a helyszín kiválasztása, a szükséges eszközök összeírása és beszerzése, a megfelelő emberek meghívása, értesítésé, catering megszervezése, programok összeállítása. Láthatod, hogy rengeteg dolgod lesz, ezért célszerű folyamatosan listát vezetni.
Mikor legyen a konferencia?
Ha még nincs eldöntve, akkor az első lépésed az legyen, hogy időpontot választasz, bár ez sokszor a helyszín függvénye is. Vedd számba, hogy ki mikor ér rá, a kulcsembereket ugyanis nem nélkülözheted. Nézz utána, hogy van e hasonló esemény az nap, hiszen ez máris ronthatja a résztvevők számát.
Hol legyen a konferencia?
A tökéletes konferencia helyszín kiválasztása épp akkora kihívás, mint amennyire fontos. A helyszín nagymértékben befolyásolja az eseményt. Érdemes olyan helyszínt választani, ami könnyen megközelíthető, de azért távol van a város zajától is, megfelelő a kapacitás, megfelelőek a technikai eszközök, az sem utolsó, ha van megfelelő catering szolgáltatásuk, így már azzal nem neked kell bajlódni. Valamint több napos konferencia esetében, jó, ha szálláshely, és egyéb programlehetőség is van a közelben
A további teendők a konferencia előtt
Hidd el, ha megvan az időpont és a helyszín, minden sokkal könnyebb lesz, hiszen egyrészt sokkal jobban átlátod az egészet, illetve sokesetben, pár teher lehull a válladról, annak köszönhetően, hogy a helyszín több feladatot is magára vállal, de már a meghívót is összeállíthatod. Persze még bőven lesz dolgod ezután is, de ha alapos listát készítettél, akkor gyakorlatilag csak azon kell végig menned.
Kommentek